ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIOS
A
participação das administradoras e das fornecedoras de mão de obra e serviços
especializados em condomínio é, hoje em dia, um elemento essencial na
administração moderna, pois, são empresas com funções econômicas e relações
jurídicas diferentes.
A
Lei permite que o síndico delegue as funções administrativas do condomínio (não
podendo ser transferidas as funções de representação) à pessoa física ou
jurídica, neste caso, as administradoras, sob sua responsabilidade, mediante aprovação
da Assembléia Geral, em face da complexidade das obrigações sociais e de várias
medidas a serem tomadas para a legalização do empreendimento, contratos de
manutenção de serviços, prestações de contas mensais, etc. Porém, compete
sempre ao síndico, a fiscalização, o controle de todos os atos da empresa
contratada, bem como, caberá a ele, o síndico, a administração interna do
prédio, ficando as demais obrigações que requerem mais trabalho e conhecimentos
específicos, a cargo da administradora. Estas empresas também podem exercer o
cargo de síndico, favorecendo assim, urna melhor organização profissional para
enfrentar os problemas sempre ocorrentes em uma comunidade condominial.
Função
Administrativa
Uma
eficiente e competente administradora de condomínios executa, praticamente,
todas as atividades do síndico, a exemplo de: contratação e formação do quadro
de pessoal, toda a parte de encargos sociais trabalhistas (folhas de pagamento,
escala de folga e férias, admissão e demissão, punição, etc.), elaboração da
previsão orçamentária, prestação de contas, emissão dos boletos para cobrança
das contribuições condominiais, pagamento dos encargos do condomínio, etc.
O
principal trabalho de uma administradora está no suporte administrativo. Com
ela, o síndico recebe um auxílio importante, evitando, assim, a ocorrência de
erros na administração. Equívocos na gerência do condomínio podem gerar
prejuízos financeiros, causando assim, descontentamento dos condôminos e,
conseqüentemente, perda de sua credibilidade.
Algumas funções das
administradoras de Condomínio:
a)
Arrecadação das taxas aprovadas em Assembléias Gerais; inclusive em juízo, se for o caso;
b)
Movimento financeiro do condomínio, inclusive pagamento das obrigações,
provisionamento, etc.;
c)
Elaboração das prestações de contas;
d)
Gerenciamento do departamento pessoal, elaboração das folhas de pagamento,
escala de folgas, encargos sociais, etc.;
f)
Assistência às Assembléias Gerais;
g)
Assistência jurídica;
h)
Apoio logístico ao síndico, etc.
Outras funções
imprescindíveis em uma gestão administrativa:
•
Organização, análise e administração da locação de áreas comuns do condomínio
como cobertura, lajes, garagens e fachadas;
•
Checagem das condições das áreas comuns, esporadicamente, relatando todas as
irregularidades ao síndico;
•
Disponibilização de crachás para prestadores de serviço e livro de controle de
visitantes;
•
Controle do consumo de água, gás e luz. É interessante o lançamento de
comparativos de consumo no quadro de avisos, incentivando sempre a economia;
•
Ter algum representante nas assembléias, controlando presença e apresentando
informações úteis aos condôminos;
Comparação
de orçamentos, escolhendo prestadores de serviço de qualidade e idôneos;
•
Verificação das condições de áreas como salão de festas, salão de jogos,
quadra, playground, churrasqueira, etc.
Na
administração do condomínio é preciso muita organização, principalmente no
armazenamento de toda documentação. A administradora deve arquivar, organizar, controlar
e atualizar uma série de documentos. Os principais são:
•
Cadastro dos proprietários e inquilinos;
•
A Convenção;
•
CNPJ do condomínio;
•
Seguro Obrigatório;
•
Plantas do edifício;
•
O Regulamento Interno;
•
Livro de Atas;
•
Livro de presença nas assembléias;
•
Apuração das contas das administrações anteriores;
•
Pastas com as despesas e receitas referentes aos últimos cinco anos;
•
Contrato para manutenção e conservação de elevadores, bombas d'água, portões
automáticos, porteiros eletrônicos, antenas coletivas, aquecimento central,
ar-condicionado central, caixas d'água, rede hidráulica, rede elétrica,
jardins, piscinas, etc;
•
Pastas com contas do condomínio;
•
Taxa anual de licença para o funcionamento dos elevadores.
Uma
boa administradora também deve oferecer consultoria na implantação do sistema
de segurança do condomínio. Nesse caso, o síndico deve acompanhar de perto o
seu trabalho, pois a empresa não deve tomar todas as decisões sozinha. O
sistema utilizado, os equipamentos adquiridos e até a disposição de cada câmera
do CFTV devem ser escolhidos através de projetos elaborados por empresas
especializadas em segurança, onde a integridade dos moradores deverá estar
sempre em primeiro lugar.
Recursos Humanos
Assim
como qualquer empresa, o condomínio deve manter o seu quadro de funcionários
devidamente enquadrado nas exigências da legislação trabalhista, onde o
registro dos funcionários, bem como o recolhimento dos impostos incidentes
sobre as folhas de pagamento, direitos e deveres individuais de cada um deles,
escalas de folgas, etc., devem ser rigorosamente controlados pelo síndico, ou
no caso de haver uma administradora, transferida a ela esta atribuição, porém,
sempre sob a responsabilidade do síndico.
A confecção da Folha
de Pagamento
Na
gestão dos Recursos Humanos, a administradora deve executar todos os serviços
relacionados à folha de pagamento dos empregados, começando pela sua
elaboração.
O
controle das horas trabalhadas deve ser feito de forma eficiente, visando
evitar qualquer dúvida quando calculadas as horas extras, caso haja. O
adicional noturno, os feriados trabalhados, bem como as faltas injustificadas
também devem ser lançados mensalmente, caso haja.
Vale Transporte,
Refeição e Convênios Médicos.
O
controle na aquisição e distribuição de vales-refeição, vales-alimentação e
cestas básicas, também deve ser feito. Na contratação de convênios médicos e
odontológicos, a administradora deve comparar preços e analisar a qualidade dos
serviços oferecidos.
Salário Família
Alguns
funcionários têm direito ao salário farru1ia. De acordo com o Ministério da
Previdência Social, o salário família é um benefício pago aos trabalhadores que
recebem até um determinado valor como salário mensal (valores alterados anualmente),
para auxílio no sustento dos filhos de até 14 anos incompletos ou aos
inválidos. (Observação: São equiparados aos filhos, os enteados e os tutelados
que não possuem bens suficientes para o próprio sustento). Têm direito ao
salário- farru1ia os trabalhadores empregados e os avulsos. Os empregados
domésticos, contribuintes individuais, segurados especiais e facultativos não o
recebem. Para a concessão do salário- farru1ia, a Previdência Social não exige
tempo mínimo de contribuição. Ele é fornecido diretamente na folha de pagamento
de cada empregado, e este valor é deduzido do montante a ser recolhido na guia
da GPS.
Admissão,
Demissão
Os
trâmites existentes na admissão, manutenção e demissão dos empregados, também
devem ser executados pela administradora que, junto com o síndico no processo
de seleção, deve buscar referências dos candidatos em seus empregos anteriores.
Após a constatação de que o trabalhador é qualificado, devem ser realizados
todos os procedimentos de registro. Entre eles, o imprescindível exame
adicional.
A
administradora poderá propor um contrato de experiência antes da sua
efetivação. Este contrato de experiência é considerado pela CLT, em seu art.
443, como uma das modalidades do contrato de trabalho a prazo, que não poderá
exceder os 90 dias.
Os
funcionários que nunca tiveram registro em carteira de trabalho (CTPS) devem
ser cadastrados no Programa de Integração Social (PIS), onde receberão um
número de inscrição que possibilitará consultas e saques dos benefícios sociais
administrados pela Caixa Econômica Federal. Esse número servirá para toda a
vida deles, independentemente do seu vínculo empregatício.
Treinamento
O
treinamento dos funcionários também deve ser outro item de responsabilidade da
administradora. Cada função deverá ser explicada separadamente e eles poderão
ser avaliados na prática de suas atividades. Palestras e cursos de recic1agem
são ótimos para manter um bom nível dos empregados. O quadro de horários e
escala de trabalho serão definidos pela administradora, de acordo com as
necessidades do condomínio e exigências das leis trabalhistas.
Empregados
Terceirizados
Nos
condomínios onde existam trabalhadores terceirizados, são exigidos da empresa
contratada, os documentos necessários para evitar problemas futuros. Esta
modalidade apresenta custos mais elevados, embora ofereça algumas vantagens,
tais como: fardamento, substituição do funcionário faltoso e menor envolvimento
Síndico x Empregados. Deve-se incluir no contrato que a fatura mensal só deverá
ser paga mediante a apresentação da nota fiscal de serviços, cópia de
pagamento, encargos sociais, 13° salário, recibo de férias, etc. O condomínio
poderá ser co-responsável em casos de ações trabalhistas.
Também são
atribuições das administradoras na gestão de RH os seguintes itens:
•
Preencher o Atestado de Afastamento de Trabalho para solicitação e concessão do
auxílio doença;
•
Atualizar as carteiras de trabalho;
•
Fazer a Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT) para solicitação e concessão
do auxílio acidente;
•
Garantir o 13° salário;
•
Definir e controlar o quadro de férias;
•
Elaborar e recolher as Guias da Previdência Social (GPS);
•
Preencher a declaração para concessão de aposentadoria;
•
Obter Certidão Negativa de Débito com INSS (CND);
•
Recolher as guias de FGTS;
•
Escolher e checar os uniformes dos funcionários;
•
Homologar as rescisões de contrato.
Gestão Financeira
Os
critérios atualmente praticados pelas empresas administradoras, e que devem ser
analisados pelo condomínio, até para poder identificar o que é mais
conveniente, são:
•
Optar por manter a conta-corrente do condomínio, chamada vinculada, ou;
•
Direcionar a receita para uma conta da administradora, chamada pool.
Conta
vinculada: é a conta-corrente aberta e mantida exclusivamente para o
condomínio, com movimentação feita de acordo com as normas contidas na
convenção. Alguns condomínios optam em atribuir a administradora, através de
procurações, a emissão de cheques desta conta. Porém, para isso, deve-se obter
a autorização da Assembléia.
Por
gerar mais trabalho e despesas bancárias, em geral, a conta vinculada encarece
o contrato com a administradora.
Conta
pool: é aquela em que administradora arrecada em uma única conta corrente a
movimentação de vários condomínios. Ou seja, concentra os recursos de vários
condomínios da administradora. É uma prática bastante utilizada, porém, tem um
grande risco de ocorrência de fraudes, uma vez que o controle financeiro
apresentado pela administradora é feito através de relatórios, os quais não
podem ser comparados através dos extratos bancários. Mas, tem a vantagem de se
reduzir gastos com taxas bancárias.
Uma
vez optando pela conta vinculada
para o pagamento das despesas do condomínio, a administradora deve adotar o
seguinte procedimento: encaminha para o condomínio as notas fiscais, recibos
e/ou solicitações, juntamente com os cheques já emitidos. Estes cheques devem
ser assinados pelo síndico ou por quem determine a Convenção de cada
condomínio. Deve o responsável pela assinatura desses cheques, verificar a
autenticidade do pagamento, bem como se o serviço e/ou aquisição realmente
foram destinados ao seu condomínio. Valores também devem ser verificados e
comparados com os praticados no mercado.
Previsão Orçamentária:
Para
elaboração da previsão orçamentária devem ser tomados como base, gastos
anteriores e previsões financeiras, como reajuste no preço dos serviços,
tarifas públicas e o piso salarial da categoria, que muda anualmente. Após sua
elaboração, deve ser apreciado e aprovado na Assembléia Ordinária, para, posteriormente,
serem emitidos os boletos da taxa condominial, e enviados aos condôminos para
pagamento no banco.
Outras obrigações
das administradoras na gestão financeira:
•
Elaborar a previsão de gastos para o ano;
•
Elaborar um quadro de gastos;
•
Informar os gastos e receita do condomínio para o condômino que desejar;
•
Cobrar os devedores;
•
Controlar vencimentos das contas;
•
Prestar contas mensalmente;
•
Emitir boletos bancários;
•
Estabelecer uma meta para redução de gastos supérfluos.
Assessoria
Jurídica:
Este
serviço é muito importante para qualquer condomínio. Ao analisar as propostas
para escolha da administradora, o síndico deve observar a existência ou não da
assessoria jurídica. Há empresas que já incluem no valor cobrado. Outras cobram
à parte. Isso deve estar claramente descriminado.
N
a gestão jurídica, as administradoras assessoram o síndico nas questões
relacionadas a contratos e assuntos pertinentes ao Código Civil, à Lei do
Condomínio, Convenção, Regulamento Interno, dentre outras. O departamento
jurídico deverá estar apto a atender os condomínios nas ações trabalhistas, fiscais,
tributárias e cíveis que possam surgir.
Inadimplência:
A
inadimplência continua sendo a maior inimiga da estabilidade financeira dos
condomínios. Infelizmente, os condôminos caloteiros oneram os demais, pois
estes acabam arcando com o "prejuízo". Dessa forma, os recursos vão
ficando escassos e o sucateamento dos equipamentos é mais um problema que
surge. Fora isso, começa a ficar difícil fazer as reformas, manutenções e pagar
os funcionários. A dívida acaba se transformando em uma bola de neve sem fim,
levando o condomínio à falência. Por isso, a administradora precisa "ficar
em cima" dos devedores, cobrando e acionando judicialmente se for
necessário.
A
administradora deve acompanhar todas as ações judiciais relacionadas com o
condomínio, sem deixar de lado as cobranças aos inadimplentes. Ela também deve
deixar o síndico sempre informado do andamento das ações.
Atenciosamente,
Dra. Patrícia Pereira Moreno
OAB Paraná 91.784 /PR
OAB Rio Grande do Sul 110.913A /RS
OAB São Paulo 132.664 /SP
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