Condomínio pode ter cartão de crédito? Uso de cartão de crédito em condomínios: precauções e cuidados necessários

Uso de cartão de crédito em condomínios: precauções e cuidados necessários

Apesar de não ser a melhor opção e nem muito indicado, é muito comum o uso de cartão de crédito para compras de itens de escritório, material para construção e outros.

Claro que se for aprovado pelos condôminos em assembleia, é totalmente permitido ao condomínio utilizar cartão de crédito, porém, é fundamental e necessário algumas precauções e cuidados antes de colocar essa opção em prática.

Geralmente essa é uma questão qu-e gera ampla polêmica e nada indicada pelos profissionais especialistas na área de administração condominial.

Preste bem atenção nessa história! Ah, antes de começar, o nome dos personagens sao ficticios, mas a história, infelizmente é realidade em muito empreendimentos condominiais. 

""Era uma tarde abafada de quinta-feira quando o zelador Genival, conhecido por sua dedicação e pontualidade, recebeu do síndico Sr. Alcides uma missão urgente: comprar, com a máxima urgência, um lote de materiais para uma manutenção emergencial. Um cano principal do sistema hidráulico havia se rompido no bloco C, ameaçando alagar o poço do elevador. A situação era crítica e exigia ação imediata. Diante do cenário, Sr. Alcides — síndico há dois mandatos, com gestão reconhecidamente prudente, mas pressionado pelos prazos e riscos estruturais — optou por autorizar o uso do cartão de crédito corporativo do condomínio, recém-adquirido com aprovação em assembleia e ainda em fase de adaptação nos controles internos. O conselho fiscal havia sugerido restrições mais rígidas e uso exclusivo por parte do síndico, mas a urgência do caso e a confiança pessoal em Genival foram fatores decisivos para que, de forma excepcional, o zelador levasse o cartão até o depósito da loja de materiais de construção. Genival partiu apressado com a lista em mãos, o cartão do condomínio em sua pochete e a responsabilidade pulsando no peito. No trajeto, no entanto, a história tomou um rumo trágico. Ao parar no semáforo de uma avenida pouco movimentada, foi surpreendido por dois indivíduos armados que invadiram seu carro. Era o que se chama de sequestro-relâmpago: os criminosos, visivelmente agressivos, exigiram a senha do cartão que ele carregava. Sob grave ameaça à sua integridade física, temendo não retornar com vida, Genival entregou os dados sem resistência. Em questão de minutos, o cartão foi utilizado para compras fraudulentas em diversos estabelecimentos, totalizando quase R$ 18.000,00 em menos de três horas. Os criminosos o libertaram em uma estrada periférica da cidade horas depois, emocionalmente abalado e em estado de choque. Assim que a notícia chegou ao condomínio, um verdadeiro abalo institucional se instaurou. Os moradores estavam perplexos, o conselho fiscal convocou uma reunião de urgência e o síndico viu-se envolvido em uma tempestade jurídica e moral. O cartão, até então pouco regulamentado, não contava com seguro contra fraudes, não tinha autenticação dupla habilitada e tampouco havia sido formalizado em regulamento de uso — apenas constava como item aprovado em ata da última assembleia, sem detalhamento técnico ou procedimento de emergência para bloqueios automáticos. Durante a assembleia extraordinária convocada dias depois, o ambiente era tenso. O zelador, comovido e visivelmente abalado, prestou seu relato entre lágrimas. O síndico assumiu sua parcela de responsabilidade por não ter seguido os trâmites recomendados pelo conselho fiscal, e por ter tomado uma decisão unilateral sem respaldo documental robusto. O grupo de moradores dividia-se entre os que exigiam sanções imediatas e os que compreendiam a falha como um episódio complexo, nascido da urgência e da ausência de uma estrutura de governança mais robusta. Foi então que, da tragédia, emergiu uma jornada de aprendizado coletivo. O condomínio aprovou por unanimidade a criação de um Regulamento Interno de Utilização de Cartões de Crédito, redigido com apoio de um consultor especializado em compliance condominial. 

Entre as novas diretrizes estabelecidas estavam:

O uso exclusivo por parte do síndico, com autorização formal do conselho em cada despesa extraordinária;

A obrigatoriedade de seguro contra roubo, extravio e uso sob coação;

A implantação de limite diário de transações, autenticação biométrica e alertas automáticos via aplicativo;

A inclusão de cartões virtuais descartáveis para compras específicas;

E, o mais importante, a criação de um fundo de reserva emergencial com gestão paralela, justamente para evitar que situações críticas levassem a decisões improvisadas.

O episódio deixou marcas, mas também fortaleceu a comunidade. Genival foi acolhido, tratado como herói e jamais responsabilizado formalmente. Alcides, embora criticado, permaneceu no cargo até o fim do mandato, assumindo a função de reestruturar os controles internos com total transparência.

O conselho fiscal, por sua vez, tornou-se mais ativo, implementando auditorias mensais digitalizadas e participando das reuniões de orçamento de forma propositiva. Os moradores passaram a entender que o cartão de crédito, por mais moderno que seja, não substitui uma cultura sólida de governança, prevenção e responsabilidade compartilhada. A lição que ficou é inequívoca: nenhum instrumento de gestão financeira, por mais útil que seja, pode ser utilizado sem critérios, protocolos e responsabilidade técnica. O cartão do condomínio não é uma facilidade — é uma ferramenta que, mal gerida, pode colocar em risco não apenas o caixa do empreendimento, mas a segurança física e a reputação moral de todos os envolvidos. E assim, em meio ao caos, nasceu uma nova consciência coletiva. O herói, naquele dia, não usava capa nem ocupava cargo de poder. Era o zelador, homem simples, que, mesmo sob ameaça, teve a dignidade de preservar a verdade — e com isso, transformou uma crise em aprendizado. A administração condominial, afinal, não se faz apenas com normas: faz-se com coragem, ética e união.""

Bem, terminada nossa história, vamos falar sobre essa questão do cartão de crédito de condomínio! 

    No contexto da administração condominial contemporânea, observa-se com frequência a adoção de cartões de crédito como meio de pagamento utilizado por síndicos e gestores para a aquisição de bens de consumo cotidiano, como materiais de escritório, utensílios de limpeza, insumos para manutenção predial, ferramentas e, em casos mais específicos, até mesmo serviços terceirizados emergenciais. Tal prática, embora difundida em muitos empreendimentos residenciais e comerciais, suscita debates relevantes quanto à sua adequação, eficácia e, principalmente, à sua compatibilidade com os princípios da boa governança e da responsabilidade fiscal condominial.

• A facilidade proporcionada pelo uso do cartão de crédito, especialmente em situações que demandam respostas rápidas — como consertos urgentes, reposições imprevistas ou aquisições de pequeno vulto — pode, à primeira vista, parecer uma alternativa conveniente para dinamizar a gestão financeira do condomínio. Entretanto, especialistas em administração condominial, consultores financeiros e juristas que atuam na área alertam para os inúmeros desafios operacionais, jurídicos e contábeis que essa modalidade de pagamento pode acarretar, principalmente quando não acompanhada de um rígido protocolo de controle e transparência.
• As principais preocupações manifestadas por estudiosos do tema referem-se à fragilidade na prestação de contas, à possibilidade de uso indevido dos recursos condominiais, à ausência de detalhamento nas faturas emitidas pelas administradoras de cartão e ao risco de endividamento do condomínio em decorrência de gastos descontrolados ou não autorizados em assembleia. Tais fatores, quando somados, podem comprometer a estabilidade financeira do empreendimento, gerar conflitos entre os condôminos e expor o síndico à responsabilização civil e administrativa.

    Diante desse cenário sensível, este artigo tem por objetivo promover uma análise aprofundada sobre as precauções, cuidados e diretrizes que devem ser rigorosamente observadas antes da adoção do cartão de crédito como instrumento de gestão financeira em condomínios edilícios. Buscaremos identificar os limites legais da prática, os riscos envolvidos, as exigências de prestação de contas, os requisitos para autorização assemblear, bem como as alternativas disponíveis para uma administração mais segura e eficiente. A idéia aqui é contribuir para a construção de um modelo de governança financeira condominial que seja não apenas funcional, mas também comprometido com os princípios da legalidade, economicidade, eficiência e transparência.

Prestação de contas detalhada

Prestação de contas detalhada e seus desafios estruturais na gestão condominial com uso de cartão de crédito

No contexto da administração financeira de condomínios edilícios, um dos entraves mais recorrentes relacionados ao uso de cartões de crédito está diretamente associado à complexidade e à deficiência na elaboração de uma prestação de contas precisa, transparente e auditável. Tal dificuldade decorre da forma genérica com que as instituições financeiras registram as operações nas faturas e nos extratos bancários, geralmente sem oferecer um detalhamento suficiente que permita aos condôminos ou aos membros do conselho fiscal compreender, com clareza e segurança, os bens ou serviços efetivamente adquiridos.

Por exemplo, imaginemos uma situação prática em que o síndico efetue uma compra de insumos para obras emergenciais no valor de R$ 5.000,00, utilizando o cartão de crédito vinculado ao condomínio. Ao acessar o extrato emitido pelo banco responsável pelo cartão, constará, de forma genérica, a seguinte descrição da transação: “Pagamento à loja de materiais de construção”, sem qualquer especificação quanto aos produtos adquiridos, sua natureza, quantidade, preço unitário ou a finalidade daquela aquisição. Essa ausência de detalhamento impede a verificação objetiva e documental da despesa realizada, comprometendo a rastreabilidade contábil, a transparência da gestão e a conformidade com os princípios de legalidade e economicidade.

Tal deficiência representa um risco significativo não apenas para a reputação do síndico e da administradora contratada, mas, sobretudo, para a segurança jurídica e patrimonial do condomínio, uma vez que gastos não suficientemente justificados podem ensejar a contestação por parte dos condôminos, ações judiciais por improbidade administrativa, responsabilização civil e, em casos extremos, até a destituição do síndico em assembleia.

Para mitigar esse problema e garantir uma prestação de contas compatível com os padrões exigidos pela governança financeira, é indispensável adotar práticas de controle documental rigorosas e tecnicamente bem estruturadas. A primeira e mais elementar dessas práticas consiste na exigência, por parte do condomínio, da emissão obrigatória de notas fiscais detalhadas pelos fornecedores de bens e serviços, sendo essa uma exigência legal respaldada na legislação tributária brasileira (Lei nº 8.846/1994 e Lei nº 12.741/2012), que trata da transparência nas relações de consumo e na obrigação de emissão de documento fiscal.

Essas notas fiscais devem conter, obrigatoriamente, a descrição pormenorizada dos produtos adquiridos (marca, modelo, especificações técnicas), a quantidade de cada item, o valor unitário, o valor total da operação, a forma de pagamento (especificando que foi via cartão de crédito) e a identificação do comprador — neste caso, o condomínio. Somente com essas informações devidamente documentadas será possível comprovar a legitimidade da despesa, relacioná-la ao plano orçamentário aprovado em assembleia e integrá-la ao relatório financeiro mensal ou anual.

Além disso, recomenda-se que o síndico organize uma pasta física ou digital com todos os comprovantes de pagamento (via POS, via aplicativo ou extrato bancário) anexados às respectivas notas fiscais. Essa prática, além de garantir a rastreabilidade contábil, permite que o conselho fiscal — quando existente — e os condôminos interessados possam realizar auditorias internas ou externas com base em documentação idônea, evitando controvérsias e assegurando a conformidade com os deveres de prestação de contas (art. 1.348, VIII, do Código Civil).

Outro ponto relevante a ser considerado é a integração dessas informações em sistemas de gestão condominial digitalizados, que possibilitam o upload de documentos fiscais e comprovantes, classificando-os por categoria de despesa, centro de custo e data da operação. Esses sistemas otimizam a transparência, reduzem erros de lançamento e facilitam o acesso dos condôminos às informações financeiras em tempo real, por meio de portais de acesso restrito.

Controle orçamentário:

Outro aspecto essencial ao utilizar cartões de crédito em condomínios é manter um controle rigoroso do orçamento. O pagamento via cartão de crédito pode levar a um desequilíbrio financeiro se não houver uma gestão cuidadosa dos gastos. É crucial estabelecer limites de utilização e acompanhar regularmente os extratos fornecidos pelo banco, garantindo que as despesas estejam dentro das possibilidades financeiras do condomínio.

Por exemplo, o condomínio pode estabelecer um limite mensal para gastos realizados com o cartão de crédito, levando em consideração a disponibilidade financeira. Além disso, é recomendado revisar periodicamente os extratos de cartão de crédito, comparando-os com o orçamento do condomínio e verificando se os gastos estão de acordo com o planejado. Essa prática ajuda a evitar surpresas desagradáveis e a manter o equilíbrio financeiro.

Aquisição do cartão de crédito do condomínio:

Embora ainda seja uma prática pouco comum, algumas instituições financeiras oferecem cartões de crédito específicos para condomínios. Para adquirir esse tipo de cartão, o síndico deve comparecer pessoalmente a um banco ou instituição financeira que ofereça o produto, apresentando o CNPJ do condomínio, comprovante de receita bruta das cotas, comprovante de endereço e os documentos pessoais necessários. É importante estar ciente de que pode haver uma taxa de manutenção associada e que o limite de crédito será avaliado com base na receita bruta das cotas apresentada.

Seguro contra roubo e fraudes:

Dadas as possíveis vulnerabilidades associadas ao uso de cartões de crédito, é altamente recomendado contratar um seguro específico para cobrir casos de roubo e fraudes. Esse seguro oferece uma camada adicional de proteção financeira ao condomínio, caso ocorram eventos indesejados relacionados ao cartão de crédito.

Alternativas e boas práticas:

Embora o uso de cartões de crédito em condomínios possa apresentar desafios, é importante considerar alternativas viáveis. Uma opção é a utilização de cartões de débito, que oferecem maior controle sobre os gastos, uma vez que as transações são imediatamente debitadas da conta corrente do condomínio. Além disso, a adoção de um sistema de pagamento por boletos bancários também é uma alternativa eficaz, pois fornece um registro detalhado das despesas.

É fundamental que o síndico e demais envolvidos na gestão condominial estejam bem informados sobre as melhores práticas relacionadas ao uso de cartões de crédito. Buscar orientação de profissionais especializados em administração condominial, como contadores e administradores, pode auxiliar na tomada de decisões mais adequadas e na implementação de processos eficientes de controle financeiro.

O uso de cartões de crédito em condomínios para compras de materiais e serviços é comum, e é importante tomar precauções e cuidados antes de implementar essa opção. A deficiência na prestação de contas e o desequilíbrio financeiro são desafios a serem superados, exigindo maior controle e transparência na gestão dos gastos. Ao exigir notas fiscais detalhadas, controlar o orçamento de forma rigorosa, considerar alternativas como cartões de débito e boletos bancários, e contratar seguros contra roubo e fraudes, o condomínio estará protegido e preparado para lidar com os desafios do uso de cartões de crédito. É essencial buscar orientação especializada e seguir as melhores práticas para garantir uma administração financeira eficiente e responsável.

Dicas para evitar fraudes com o cartão de crédito do condomínio

A segurança nas transações financeiras realizadas em nome do condomínio deve ser prioridade absoluta da gestão condominial. Isso se aplica especialmente ao uso de cartões de crédito, que, apesar de sua conveniência, estão sujeitos a vulnerabilidades tecnológicas, comportamentais e operacionais. Abaixo, elencamos um conjunto ampliado de diretrizes práticas e preventivas que visam minimizar os riscos de fraudes, extravios e uso indevido dos recursos condominiais vinculados ao cartão de crédito institucional.

Mantenha total sigilo e proteção sobre os dados do cartão do condomínio

A confidencialidade das informações sensíveis do cartão do condomínio é um princípio basilar da segurança financeira. Nunca se deve compartilhar ou divulgar, sob nenhuma circunstância, dados como número do cartão, nome do titular, data de validade, código de segurança (CVV) ou senha de autenticação. Essa proibição se estende a todos os canais de comunicação não seguros, como telefonemas, e-mails, aplicativos de mensagens instantâneas ou redes sociais.

Além disso, é terminantemente desaconselhável anotar tais informações em locais físicos de fácil acesso — como post-its, agendas, quadros de avisos internos ou blocos de anotações — pois esses meios podem ser facilmente interceptados por terceiros. Em casos nos quais o uso do cartão envolva mais de um responsável, deve-se utilizar recursos de autenticação dupla (2FA), cartões com função limitada ou cartões virtuais para operações pontuais. O ideal é que apenas o síndico, ou gestor expressamente designado em assembleia e com poder de representação formal, tenha posse e controle do cartão físico.

Realize transações exclusivamente em sites confiáveis e com segurança reforçada

No ambiente digital, o risco de fraudes é amplificado, especialmente quando se utilizam plataformas de comércio eletrônico ou marketplaces de abrangência genérica. Para proteger o cartão do condomínio ao realizar compras online, é indispensável verificar se o site é certificado por entidades reconhecidas e se utiliza protocolos de criptografia atualizados.

Certifique-se de que a URL da página comece obrigatoriamente com o prefixo “https://”, que indica a presença de uma camada segura de comunicação (SSL – Secure Socket Layer). Outro indicativo importante é o ícone de cadeado na barra de endereço, geralmente posicionado antes do link, sinalizando que a conexão entre o navegador do usuário e o servidor da loja está protegida contra interceptações.

Adicionalmente, evite fazer compras online por meio de redes Wi-Fi públicas ou não protegidas, como as de estabelecimentos comerciais, shoppings ou aeroportos, pois são ambientes altamente propensos a ataques de interceptação de dados (sniffing).

Implemente um sistema contínuo de monitoramento e auditoria das transações

Acompanhar de forma regular e sistemática todas as transações realizadas com o cartão de crédito do condomínio é uma prática indispensável para prevenir desvios e detectar movimentações suspeitas com agilidade. Recomenda-se que o síndico ou o responsável financeiro acesse semanalmente os extratos do cartão, preferencialmente por meio de plataformas digitais de acesso autenticado, onde é possível visualizar em tempo real as despesas lançadas.

Essa prática possibilita a identificação precoce de operações não reconhecidas, lançamentos duplicados, cobranças indevidas ou até mesmo tentativas de fraude. Em qualquer uma dessas hipóteses, o responsável deve entrar em contato imediato com a administradora do cartão ou com o banco emissor para bloquear o cartão, abrir uma contestação formal e emitir um novo instrumento de pagamento, se necessário.

Para maior segurança, é recomendável a ativação de alertas automáticos via SMS ou e-mail sempre que uma transação for realizada, independentemente do valor envolvido. Isso facilita a vigilância em tempo real, reduzindo o tempo de resposta diante de qualquer anomalia.

Estabeleça e formalize controles internos robustos para uso do cartão

O uso do cartão do condomínio deve ser regulado por políticas internas claras e normatizadas, previamente aprovadas em assembleia e com ampla divulgação entre os membros da gestão e do conselho fiscal. Um documento normativo, como um regulamento de uso do cartão, deve definir com precisão:

• Quem está autorizado a utilizá-lo;
• Em quais tipos de despesas ele pode ser empregado (categorias permitidas);
• O limite mensal ou por transação;
• O procedimento de aprovação prévia para compras acima de determinado valor;

A obrigatoriedade de apresentação de nota fiscal, recibo e justificativa para cada despesa.

Idealmente, a posse e o uso do cartão devem estar restritos a um número mínimo de pessoas, preferencialmente apenas ao síndico titular ou gestor financeiro, com contrapartidas de prestação de contas imediata. A verificação de todas as despesas deve ser realizada por outra instância do condomínio, como o conselho fiscal ou um contador terceirizado.

Esses mecanismos fortalecem a governança, mitigam riscos de má-fé ou imprudência e facilitam auditorias externas e internas.

Capacite a equipe condominial e mantenha-se atualizado sobre as ameaças digitais

A segurança das finanças condominiais não depende exclusivamente de sistemas e tecnologias, mas também da conscientização e preparo das pessoas envolvidas na gestão. Por isso, é essencial promover, de forma periódica, treinamentos, palestras ou workshops voltados para síndicos, conselheiros e funcionários administrativos do condomínio, com foco em:

• Boas práticas de segurança digital;
• Reconhecimento de tentativas de phishing e engenharia social;
• Procedimentos de resposta a incidentes financeiros;
• Atualização sobre as principais fraudes que envolvem cartões corporativos.

Além disso, os gestores devem manter-se constantemente atualizados sobre as tendências e ferramentas de segurança bancária, como tokenização, cartões virtuais de uso único, biometria comportamental, entre outros avanços que oferecem maior proteção às transações.

O condomínio também pode considerar a contratação de consultoria especializada em segurança da informação ou de auditoria contábil preventiva, especialmente em empreendimentos de médio e grande porte, com alta movimentação financeira mensal.

Ao seguir de maneira criteriosa todas as orientações aqui descritas, bem como implementar com rigor as medidas preventivas de segurança e controle interno na utilização do cartão de crédito vinculado ao condomínio, será possível reduzir de forma significativa — e em muitos casos até eliminar — a probabilidade de ocorrência de fraudes, desvios de finalidade, uso indevido ou apropriações indevidas dos recursos financeiros coletivos. Essas práticas protetivas são essenciais não apenas do ponto de vista técnico e contábil, mas também como instrumento de preservação da confiança dos condôminos na figura do síndico e na estrutura de governança condominial como um todo.

É importante compreender que, no contexto da gestão financeira de condomínios edilícios, a vigilância constante, a atenção aos detalhes e a manutenção de uma postura preventiva e ética são elementos indispensáveis para evitar prejuízos patrimoniais que, muitas vezes, podem ser irreversíveis ou envolver longos e dispendiosos litígios judiciais. A prudência, neste cenário, deve ser encarada não como uma mera recomendação, mas como uma obrigação de conduta do gestor, em consonância com os princípios da boa-fé objetiva, da economicidade, da moralidade administrativa e da eficiência na administração de bens de terceiros — princípios esses cada vez mais exigidos pelos tribunais e pelos próprios condôminos. Além disso, manter uma cultura institucional voltada para a segurança da informação e o controle financeiro contribui não apenas para a prevenção de fraudes, mas também para a construção de uma administração condominial moderna, profissionalizada e em conformidade com os mais elevados padrões de compliance. Em tempos de crescente digitalização dos meios de pagamento e exposição a riscos cibernéticos, a adoção de protocolos rígidos de integridade, aliados ao uso de tecnologia de suporte e à capacitação contínua da equipe gestora, tornam-se não apenas recomendáveis, mas absolutamente indispensáveis. Portanto, reforça-se que a boa gestão do cartão de crédito condominial requer muito mais do que decisões operacionais pontuais — exige visão estratégica, compromisso ético, controle documental rigoroso e envolvimento coletivo. O zelo pela integridade dos recursos financeiros do condomínio deve ser permanente, meticuloso e institucionalizado, como condição fundamental para garantir a segurança econômica, a harmonia entre os condôminos e a perenidade da boa governança condominial.

Dra. Patrícia Pereira Moreno

OAB Paraná 91.784 /PR

OAB Rio Grande do Sul 110.913A /RS

OAB São Paulo 132.664 /SP