Quando começam a acontecer muitas arrecadações extras, e o condomínio
continua em mau estado de conservação, pedindo melhorias, ou o síndico
ou a administradora nunca consegue prestar contas ao condomínio, sinal
vermelho. Pode ser que a arrecadação esteja tomando um rumo diferente do
que deveria.
Por isso, conversamos com três especialistas em auditoria
condominial: Valter Piovan, sócio da empresa Planners, Ivo Caetano de
Lana, da Technoaudi, e a auditora independente Evelyn Reis. Eles
elencaram alguns pontos a serem observados para evitar que esse tipo de
deslize ocorra e sugerem uma auditoria por ano no condomínio.
O primeiro passo para evitar fraudes na gestão condominial é uma boa
prestação de contas. Essa deve ser feita mensalmente, pela
administradora ou síndico, com os documentos originais de pagamento ou
recebimento. Tanto o conselho quanto os condôminos devem ficar atentos à
prestação de contas: ela é a chave para saber como está a saúde
financeira do condomínio.
Quando há alguma desconfiança na prestação de contas, uma dica é
estudar cada nota fiscal, para saber se a documentação não é ?fria?.
Cheque o telefone e endereço das empresas citadas.
O ideal é que haja uma conferência mensal das contas do condomínio
por parte do conselho, assim, evita-se que apenas uma vez por ano as
contas sejam checadas. Também é importante que os moradores acompanhem
as contas mensalmente.
Vale lembrar que os condôminos têm direito de ver a pasta
mensalmente, mas devem marcar um horário com o síndico, ou na
administradora, para fazê-lo. E os moradores não podem levar a
documentação para a sua casa: o manuseio deve ser feito na frente do
responsável.
Essa pasta é o demonstrativo financeiro do condomínio. Lá devem
estar todos os lançamentos referentes às entradas e saídas do local.
Outro ponto que pode inspirar desconfiança dos condôminos é a
presença de fornecedores que sejam muito próximos do síndico, ou de
alguém da administradora, como familiares ou amigos próximos. Não há
problema em contratá-los, desde que tenham passado por concorrência com
outras empresas e o serviço ou produto oferecido tenha qualidade e preço
similar.
Há casos em que o síndico por falta de organização, preparo, ou boa
fé mistura suas finanças com as do condomínio, e acaba utilizando o
caixa para pagar suas despesas pessoais. Ele pode acabar devolvendo a
quantia que acredita estar devendo ao condomínio, porém, a situação gera
constrangimento para todos os envolvidos. É importante que isso não
aconteça, para mostrar lisura com as finanças do condomínio.
Para contratar uma auditoria para o condomínio, o ideal é que o
profissional seja um contador, com registro no CRC (Conselho Regional de
Contabilidade). Também vale procurar um profissional mais experiente,
indicado por síndicos/profissionais que já tenham precisado desse tipo
de serviço. Não é recomendado que a Administradora do condomínio se
encarregue dessa tarefa, a auditoria deve ser sempre independente.
Má gestão
Apesar de não ser considerado tão grave quanto ?roubar? dinheiro do
condomínio, o síndico pode lesar as contas do local de outras formas,
como fazendo acordos com inadimplentes com descontos superiores aos
permitidos em assembleia.
Também pode, por pressa, contratar sem urgência e sem concorrência um fornecedor com preço mais alto que o de mercado.
Fraudes comuns
Não lançar acordos ou recebimentos de inadimplentes, feitos diretamente com o síndico ou a administradora
Saques da conta do condomínio sem justificativa
Superfaturamento em compras/serviços
Contratação de serviços desnecessários
Não pagamento à Receita Federal e ao INSS de impostos devidos
Desvio de materiais do condomínio para uso particular
Uso de notas falsas
O QUE FAZER QUANDO...
... O ex-síndico, ou o atual, é suspeito de fraude?
O ideal é chamar um contador especializado ou uma empresa de
auditoria. Só dessa forma se tem o embasamento necessário para uma ação
judicial. Caso fique provada a má gestão, o ex-síndico deverá reembolsar
os cofres do condomínio, além de poder sofrer sanções cíveis e
criminais.
... A administradora é suspeita de fraude?
Caso haja qualquer suspeita a respeito da lisura do trabalho da
administradora, além da auditoria, o condomínio pode trocar de empresa
prestadora de serviços, de acordo com cada contrato. E, é claro, se
ficar comprovado fraude ou qualquer outro dano ao condomínio, é
possível pedir ressarcimento na justiça.
Enfim, provas são fundamenteis e para isso uma auditoria
especializada deve ser contratada. É uma demanda jurídica complexa e em
geral demora muito tempo.
Compra sem nota é crime, e compra com valor a maior em geral é entendida como má compra.
Dra. Patrícia Moreno
www.sindicanciaprofissional.com.br
Síndico Profissional e Assessoria Jurídica Imobiliária
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